Współczuję.
Robiłem imprezę (Katarzyna Groniec z zespołem czy jakoś tak) w politechnice warszawskiej i po przybyciu na miejsce okazało się, że nie ma kto zrobić im świateł. Sprzęt jaki posiadają można nazwać "zestawem minimum". Głównie parówki, trochę statywów. Nie interesowałem się tym szczególnie.
Jeśli chodzi o prąd to organizator winien zapewnić Ci dostęp do elektryka etc. Ponieważ dzieje się to na małej auli (najprawdopodobniej) - dostaniesz wąsa od elektryka. Wąs widział człowieka, który by go zwinął ostatni raz chyba z 10 lat temu, ale to nie Twój problem, bo za to odpowiada dyżurny elektryk.
Transport: zażycz sobie wjazdu na wewnętrzny dziedziniec. Są tam drzwi za którymi jest śliska rampa (ok 1-1.2 metra w pionie i około 3-3.5 w poziomie) także cięższe/delikatniejsze rzeczy zwozi się w minimum 2 osoby. Stamtąd, lawirując między studentami i wykładowcami, da się przez kilka korytarzy dotrzeć do auli głównej. Tak zwana "mała aula" jest 2 piętra wyżej, ale są windy. Windy niestety są cholernie małe - na jeden wózek inwalidzki z lekkim ledwie zapasem (ok 0.7 m. szerokości drzwi i około 1-1.2 m głębokości windy). Mała aula znajduje się bezpośrednio nad głównym wejściem.
Jeśli imprezę organizuje samorząd - masz szansę dostać kilku fizycznych do pomocy w transporcie sprzętu.
Właściwie z transportem (pomijając rozmiar windy) nie ma problemu, elektryka też nietrudno będzie załątwić (biorąc pod uwagę, że zrobi to organizator), co jednak może zająć trochę czasu (ja dostałem po 2 godzinach).